Un sistema de gestión documental hace que sea fileácil para las empresas combinar archivos en papel y digitales en un único repositorio. Los documentos físicos se pueden escanear y los formatos digitales de estos y otros documentos generados por diferentes sistemas se pueden importar.
Almacenamiento en la nube: Considera la adopción de soluciones de almacenamiento en la nube para facilitar el acceso remoto a la información.
Seguridad de los documentos. Cuando los documentos no se gestionan, la posibilidad de que se exponga información importante a las personas equivocadas es considerable. Si información reasonable y very important que cae en las manos equivocadas puede ocasionar un daño irreversible a una empresa. Un sistema de gestión documental permiten proteger la información confidencial mediante políticas de seguridad rigurosas y un Management de acceso basado en roles donde solo los usuarios autorizados pueden ver ciertos archivos o documentos.
OnlyOffice es un versátil software de gestión documental que combina una potente suite ofimática con herramientas avanzadas para administrar, colaborar y proteger documentos en un entorno empresarial.
Mejora en la colaboración: al permitir el acceso simultáneo a documentos y la posibilidad de trabajar en ellos en tiempo real, se facilita la colaboración entre equipos y departamentos, mejorando la comunicación y la eficiencia en proyectos conjuntos.
La gestión documental es una disciplina basic para la operatividad de cualquier organización en el ámbito contemporáneo. Al implementar un sistema efectivo, no solo se optimizan los procesos internos, sino que se potencia la capacidad de las empresas para adaptarse Sistema de Gestión Documental a un entorno cambiante y garantizar el acceso seguro a la información esencial.
El Command de versiones es una funcionalidad crítica que permite a las organizaciones mantener un registro de todas las modificaciones realizadas en los documentos. Incluye:
Capacidad de respuesta del soporte técnico: evaluamos la eficiencia y rapidez con la que el equipo de soporte técnico atiende las consultas y resuelve los problemas de los usuarios.
Disponibilidad Constante: Un DMS basado en la nube ofrece acceso constante a los documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre que haya una conexión a World wide web, lo que es especialmente útil para empleados remotos o en movimiento.
Carpetas y Subcarpetas: La organización de documentos mediante carpetas y subcarpetas permite una estructura jerárquica que facilita la navegación y la búsqueda de documentos.
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Repositorios Centralizados: Los documentos se almacenan en un repositorio centralizado que facilita su acceso y gestión.
Facts is constantly circulating in, out, and thru the Business office. For that reason, a DMS isn’t just wherever lawful teams and operations retail outlet documents — it’s where operate occurs.
Transparencia informativa: El almacenamiento y acceso a la información y documentación, mediante un SGD implementado en las empresas, permite a los usuarios dentro de un área o con accesos privilegiados monitorear en cualquier momento y de forma inmediata el estatus y/o localización de documentación clave, además de identificar quiénes son los responsables o participantes de la operación o etapa operativa en la que se encuentra.